Du hast in Deals & Projects zwei Möglichkeiten die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter festzulegen. Zum Einen kannst du allgemein eine Standard-Verfügbarkeit für dein gesamtes Team festlegen, welche für alle Mitarbeiter allgemein gültig ist. Zum Anderen kannst du zusätzlich für jeden Mitarbeiter individuell eine bestimmte Verfügbarkeit einstellen, wenn dieser zum Beispiel als Einziger halbtags arbeitet.

Wie das im Detail funktioniert und wo du die jeweiligen Einstellungen vornimmst, zeige ich dir im Folgenden:

Standard-Verfügbarkeit für das gesamte Team festlegen

  1. Standard-Verfügbarkeit für Aufgabenplanung öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Bei Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung klickst du auf Standard-Verfügbarkeit für Aufgabenplanung.

  2. Standard-Verfügbarkeit einstellen
    Hier kannst du von Montag bis Sonntag die Arbeitszeit deines gesamten Teams einstellen. Je nachdem, wann du die Einstellung vornimmst, hast du die Möglichkeit die Einstellung rückwirkend ab Beginn des Monats oder gültig ab heute einzustellen.

 

Individuelle Verfügbarkeit für einzelne Mitarbeiter festlegen

  1. Benutzer Liste öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Bei Stammdaten klickst du auf Benutzer, Freelancer & Ressourcen.

  2. Verfügbarkeit bearbeiten
    Klicke rechts auf das Kontextmenü (3 Punkte) des jeweiligen Mitarbeiters, dessen Verfügbarkeit du einstellen willst und klicke auf Verfügbarkeit bearbeiten.

  3. Analog der Vorgehensweise für die Einstellung der Standard-Verfügbarkeit des gesamten Teams kannst du nun für jeden Wochentag die Arbeitsstunden für den jeweiligen Mitarbeiter einstellen.

 

Hinweis: Bitte beachte, die Einstellung der individuellen Verfügbarkeiten für einzelne Mitarbeiter kann nur vom Administrator selbst durchgeführt werden. Die Standard-Verfügbarkeit für das gesamte Team, kann von allen eingestellt werden, die Einstellungen bearbeiten dürfen (Rechte > Einstellungen bearbeiten).

 

Wie wirken sich die jeweiligen Einstellungen aus?

Die eingestellten Verfügbarkeiten wirken sich in Deals & Projects auf zwei Bereiche aus:

  • Zeiterfassung
    Die eingestellte Verfügbarkeit ergibt die Sollzeit pro Mitarbeiter bei Zeiterfassung. Ist Mitarbeiter A zum Beispiel Montags 8 Stunden verfügbar, so beträgt die Sollzeit für die Zeiterfassung am Montag ebenfalls 8 Stunden.

  • Aufgabenplanung
    Die eingestellte Verfügbarkeit des Mitarbeiters wirkt sich zusätzlich auf die Aufgabenplanung aus. Planst du neue Aufgaben z.B. per Drag & Drop in einem Projekt (Reiter Planung) so siehst du sofort, ob und wie lange dein Mitarbeiter am jeweiligen Tag noch verfügbar ist.

    Tipp: In den Einstellungen unter Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung > Allgemein kannst du die  einstellen. Was bedeutet das? Wenn du hier z.B. 50 % einstellst, bedeutet das, dass dir bei einer Verfügbarkeit von 8 Stunden am Tag in der Aufgabenplanung 4 Stunden zur Verfügung stehen.