Arbeitest du mit wiederholenden Projekten und Aufgaben? Dann kannst du dir alle zukünftigen Rechnungen automatisch planen lassen. Wie das im Detail funktioniert, zeige ich dir im Folgenden.

 

Einmalige zukünftige Rechnung planen

  1. Lege eine neue Rechnung an. 
  2. Wähle das zukünftige Datum, an welchem die Rechnung gestellt werden soll.
  3. Jetzt erscheint unter Empfänger die gewünschte Einstellung. Zum Anlegen einer geplanten Rechnung, hakst du diese an.
  4. Füge deiner Rechnung wie gewohnt Positionen hinzu und klicke abschließend auf Anlegen.

 

 

Wiederholende zukünftige Rechnungen planen

Zum Planen einer sogenannten Rechnungs-Serie stehen dir zwei Optionen zu Verfügung:

  1. Rechnungs-Serie beim Umwandeln eines Deals in ein Projekt planen:
    Nachdem dein Angebot bestätigt wurde, wandelst du deinen Deal durch Klick auf Gewonnen in ein Projekt um. Wenn du dir aus den Angebotspositionen eine Aufgaben-Serie anlegen lässt, hast du jetzt die Option auch eine Rechnungs-Serie anlegen zu lassen.
    Voraussetzung: Du legst für die Positionen deines Angebots eine Zwischenüberschrift an, die du auf Wiederholend setzt.


    Was passiert nach dem Umwandeln?
    Du befindest dich in der Übersicht deines Projektes und sieht alle geplanten Aufgaben. Wechsel auf den Reiter Angebote/Rechnungen und du siehst hier alle geplanten Rechnungen.

  2. Rechnungs-Serie individuell pro Rechnung planen
    Du hast jederzeit die Möglichkeit aus einer einzelnen Rechnung eine Rechnungs-Serie anlegen zu lassen. Über das Kontextmenü der jeweiligen abgeschlossenen Rechnung wählst du Serie erstellen. Jetzt stellst du die Anzahl und das Intervall ein und deine geplanten Rechnungen werden angelegt.

 

Was passiert nach Anlegen einer geplanten Rechnung/Rechnungs-Serie?

Deine zukünftig geplante/n Rechnung/en erscheint/erscheinen in der Rechnungsliste mit dem Status Versenden + Datum des Versand, wenn der automatische Versand angehakt wurde. Eine Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn das Rechnungsdatum erreicht ist.

Soll die Rechnung nicht automatisch versendet werden, lässt sich der Status auf Entwurf ändern. Die geplanten Rechnungen im Entwurfsmodus können 3 Stati bekommen: Entwurf, Versenden oder Verworfen.

Über die Option Jetzt abschließen kann die Rechnung außerdem jederzeit abgeschlossen und vor dem geplanten Datum versendet werden.

Was passiert, wenn das Rechnungsdatum erreicht ist?

Je nachdem, ob du die Rechnung lieber manuell oder automatisch per E-Mail versenden möchtest, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Rechnung manuell per E-Mail versenden:
    Die geplante Rechnung wird am Rechnungstag automatisch in eine offene Rechnung umgewandelt und erhält eine Rechnungsnummer. Über das Kontextmenü der Rechnung kannst du diese nun manuell per E-Mail versenden.

  2. Rechnung automatisch per E-Mail versenden lassen:
    Hat die Rechnung den Status Versenden so wird diese am Rechnungstag automatisch in eine offene Rechnung samt Rechnungsnummer umgewandelt und per E-Mail versendet.

Auswertungen und Forecasting mit geplanten Rechnungen

Ein großer Vorteil der geplanten Rechnungen ist, dass diese in der Übersicht aller Rechnungen mit angezeigt werden und dadurch ein Forecasting möglich wird. 

Über den Filter Entwürfe und geplante Rechnungen können diese aber auch ausgeblendet werden.

In den Auswertungen kann man so außerdem die Rechnungen des aktuellen Jahres zusammen mit den geplanten Rechnungen anzeigen lassen.