Im Folgenden zeige ich dir, welche Einstellungen es benötigt, damit du deinen Posteingang mit Deals & Projects verbinden kannst, um somit schnell und einfach auf E-Mails zu antworten. 

Hinweis: Um diese Funktion testen zu können, registrier dich einfach für das Beta-Programm unter beta@julitec.com. Anschließend erhältst du alle Informationen, um mit der neuen Funktion arbeiten zu können.

Wo und wie findet die E-Mail Kommunikation statt?

Im Hauptmenü links gibt es einen extra Eintrag E-Mails dort findest du den IMAP E-Mail Eingang, das E-Mail Archiv und E-Mails Gesendet

  • IMAP E-Mail Eingang
    Nachdem du deinen E-Mail Empfang in deinen Benutzerdaten konfiguriert hast, werden jedes mal, wenn du den IMAP E-Mail Eingang öffnest deine E-Mails aus dem Posteingang deines E-Mail Servers abgerufen. Je nach Einstellung werden die abgerufenen E-Mails automatisch in Deals & Projects abgelegt (Voraussetzung: Sender E-Mail Adresse ist im Kontakt/Ansprechpartner hinterlegt) oder du legst sie entweder einzeln oder gesammelt (rechts oben über den Pfeil E-Mails automatisch ablegen) in Deals & Projects ab. Nachdem du die E-Mails abgelegt hast, kannst du entweder zentral aus deinem IMAP E-Mail Eingang oder aus der Historie des Kontaktes/Projektes, zu welcher die E-Mail abgelegt wurde auf diese antworten.
  • E-Mail Archiv
    Im E-Mail Archiv findest du sowohl via IMAP als auch via E-Mail Assistent abgelegte E-Mails. Hier werden nur eingehende E-Mails angezeigt.
    Hinweis: Auf E-Mails, die via E-Mail Assistent abgelegt wurden, kannst du nicht antworten. Dies liegt daran, dass der E-Mail Assistent ein reiner Ablage Assistent ist, der so funktioniert, dass du selbst die E-Mail an Deals & Projects zur Ablage weiterleitest.

  • E-Mails Gesendet
    Unter E-Mails Gesendet findest du alle E-Mails, die du aus Deals & Projects heraus sowohl weitergeleitet oder neu geschrieben hast als auch worauf du geantwortet hast. Sowie E-Mails, die du selbst schreibst und dabei via E-Mail Assistent an Deals & Projects weiterleitest.

 

Ab wann kann ich auf E-Mails in Deals & Projects antworten?

Sobald du den IMAP E-Mail Empfang in deinen Benutzereinstellungen konfiguriert hast werden die E-Mails im IMAP E-Mail Eingang abgerufen. Dies geschieht immer dann, wenn du den Eingang öffnest oder auf den Aktualisieren Button oben rechts klickst. Du kannst erst auf E-Mails antworten, wenn sie im Programm abgelegt sind. Zum Ablegen müssen sie einem Kontakt und/oder Deal/Projekt zugewiesen werden.

Wie kann ich abgerufene E-Mails sofort automatisch ablegen lassen?

Beim Einrichten des E-Mail Empfangs via IMAP in deinen Benutzerdaten hast du die Möglichkeit unten einen Haken zu setzen bei E-Mails automatisch erkennen und ablegen beim Aufruf des E-Mail Eingangs. Ist diese Option angehakt, werden E-Mails, deren Absender E-Mail Adresse im Programm einem Kontakt oder Ansprechpartner zugewiesen sind in der Historie automatisch abgelegt.

Tipp: Wird im Betreff der E-Mail die Projektnummer in eckigen Klammern z.B. [PN-111] angegeben, so wird die E-Mail automatisch sowohl in der Historie des Kontaktes als auch in der Historie des Projektes mit der Nummer [PN-111] abgelegt.


Wie funktioniert die automatische Ablage?

  1. Zuerst wird über die MessageId der E-Mail geprüft, ob diese bereits abgelegt wurde (Dokument-Tabelle).
  2. Anschließend wird über InReplyTo geprüft, ob die E-Mail eine Antwort auf eine bekannte E-Mail ist. Wenn ja, wird die E-Mail an gleicher Stelle abgelegt.
  3. Jetzt wird die Absender E-Mail Adresse hergenommen und der dazugehörige Kontakt (oder Ansprechpartner) geladen. Wenn es mehrere Kontakte mit der gleichen E-Mail Adresse gibt, findet keine Ablage statt.
  4. Zum Schluss wird noch geprüft, ob eine Projektnummer im Betreff enthalten ist und die E-Mail zum Projekt abgelegt.