Damit du mit Deals & Projects sofort loslegen kannst, importiere doch einfach deine vorhandenen Kontakte aus Excel- und CSV-Dateien.

Hinweis: Der Kontakteimport erfordert Administrationsrechte!

Wir empfehlen dir folgendes Vorgehen:

Schritt 1: vorhandene Daten exportieren

Möglicherweise hast du deine Daten bisher in Microsoft Outlook oder Lexware verwaltet. Exportiere zuerst deine vorhandenen Daten als Excel- oder CSV-Datei. Die meisten Programme bieten diese Funktion an.

Schritt 2: Datei vorbereiten und bereinigen

Im Laufe der Zeit sammeln sich Karteileichen an und einige Daten veralten. Der Wechsel zu Deals & Projects ist die ideale Gelegenheit um aufzuräumen. Sieh dir die Excel-/CSV-Datei durch, lösche veraltete Datensätze und prüfe die verbleibenden.

Tipp: Die erste Zeile deiner Importdatei sollte Beschriftungen enthalten (z.B. Name, Straße, PLZ,...). So kannst du im nächsten Schritt einfach zuordnen, welche Spalte deiner Importdatei in welches Feld von Deals & Projects importiert werden soll.

 

Schritt 3: Datei importieren

Im Folgenden zeige ich dir, wie du deine Daten importierst.

  1. Klicke links im Hauptmenü auf Kontakte
    Du befindest dich nun in der zentralen Kontaktliste.

  2.  Klicke nun rechts auf das Kontextmenü und wähle importieren



  3. Klicke auf Datei auswählen
    Wähle die Datei aus, die du importieren möchtest. Falls du Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Datei hinzugefügt hast, lass das entsprechende Häkchen angeklickt.



  4. Klicke nun auf Weiter.
    Deine Datei wird nun hochgeladen und geprüft.

    Hinweis: Die Prüfung kann, je nach Größe der Datei, einige Minuten dauern. Bitte warte, bis die Prüfung abgeschlossen ist und der nächste Schritt angezeigt wird.

  5. Felder zuordnen
    Wähle jetzt für jede Spalte deiner Importdatei das gewünschte Feld in Deals & Projects aus.
    Falls du eine Spalte nicht importieren möchtest, wähle statt eines Feldes in Deals & Projects den Eintrag nicht importieren.

    Was soll mit Adressen in deiner Datei passieren, die bereits in Deals & Projects vorhanden sind? Du hast verschiedene Möglichkeiten deine vorhandenen Adressen abzugleichen:
    • Als neue Adressen importieren (auch wenn bereits vorhanden)
      Wähle als neue Adressen importieren, falls kein Adressenabgleich notwendig oder gewünscht ist. Wenn du z.B. dein System auf Deals & Projects umstellst und daher noch keine eigenen Adressen in Deals & Projects eingegeben hast, kannst du auf einen Adressenabgleich verzichten.

    • Vorhandene Adressen anhand E-Mail aktualisieren
      Es findet hier beim Import deiner Daten lediglich ein Abgleich anhand der E-Mail Adresse statt. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleicher E-Mail Adresse vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit dieser E-Mail Adresse oder der zu importierende Kontakt hat keine E-Mail Adresse, wird dieser neu angelegt.

    • Vorhandene Adressen anhand der Kundennummer aktualisieren
      Es findet hier beim Import deiner Daten lediglich ein Abgleich anhand der Kundennummer statt. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleicher Kundennummer vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit dieser Kundennummer oder der zu importierende Kontakt hat keine Kundennummer, wird dieser neu angelegt.
       
    • Vorhandene Adressen anhand Firmenname aktualisieren
      Es findet hier beim Import deiner Daten lediglich ein Abgleich anhand des Firmennamens statt. Dabei muss auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleichem Firmennamen vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit diesem Firmennamen oder der zu importierende Kontakt hat keinen Firmennamen, wird dieser neu angelegt.
       
    • Vorhandene Adressen anhand der ID aktualisieren
      Vorsicht: Die ID ist eine Deals & Projects interne, eindeutige Identifikationsnummer.
      Alle Adressen in Deals & Projects bekommen eine eindeutige ID. Der Abgleich deiner Importdaten anhand der ID macht nur Sinn, wenn du vorher deine Adressen/Kontakte aus Deals & Projects exportiert hast. Bei diesem Export wird in der Excel Datei eine Spalte ID erzeugt. Ein Abgleich über diese ID ist der sicherste Weg einen eindeutigen Ablgeich der Kontakte zu gewährleisten.
    Tipp: Wenn du die Spaltenüberschriften deiner Importdatei so benennst, wie die Felder in Deals & Projects, werden diese automatisch zugeordnet




  6. Vorschau zeigen und Import starten
    Wenn du alle gewünschten Felder zugeordnet hast, klicke auf Vorschau zeigen. Falls sich beim Import Fehler eingeschlichen haben, klicke auf Abbrechen, ansonsten kannst du jetzt den Import starten.
     

Import von Adressen und Ansprechpartnern

 
Du kannst nicht nur Adressen, sondern gleichzeitig auch die entsprechenden Ansprechpartner dieser Adressen importieren.
 
Hierfür ist Folgendes bei der Feldzuordnung zu beachten:
 
  1. Dem Vornamen des Ansprechpartners wird das Feld Vorname zugeordnet. 
  2. Dem Nachnamen des Ansprechpartners wird das Feld Nachname zugeordnet. 
  3. Dem Firmennamen wird das Feld Firma zugeordnet. 
  4. Zusätzlich empfehlen wir das Abgleichkriterium Vorhandene Adressen anhand Firmenname aktualisieren auszuwählen.
     

Tipps

  • Prüfe vor dem Import, ob es für jede Spalte in deiner Importdatei auch ein entsprechendes Eingabefeld in Deals & Projects gibt, in das du die Spalte importieren kannst. Fehlt ein Eingabefeld, kannst du dieses ganz einfach in den Einstellungen > Kontakte > Eigene Felder  vor dem Import hinzufügen.
  • Es besteht die Möglichkeit bestimmte Felder mit Hilfe des Importvorgangs zu leeren. Verwende dafür den Wert *EMPTY* in den Spalten der Import Datei. 
  • Du kannst maximal 2.000 Datensätze pro Datei importieren. Hast du mehr Datensätze, kannst du diese auf mehrere Importdateien aufteilen.
  • Die Merkmale müssen nicht explizit angelegt werden. Diese werden beim Import automatisch angelegt.
  • Die Eigenen Felder zu den Ansprechpartnern können nicht angelegt/importiert werden. Um diese Felder dennoch im System zu erfassen, importiere diese entweder in das Notizfeld oder in das Feld Merkmale des Kontakts.