Damit überfällige Rechnungen dich nicht in Stress versetzen, unterstützt dich Deals & Projects aktiv mit einem zweistufigen Mahnprozess. Aufgrund verschiedener Einflussfaktoren nicht bezahlter Rechnungen, werden Mahnungen nie automatisch verschickt. So behältst du die volle Kontrolle und kannst gegebenenfalls zuerst abklären, welcher Grund hinter einer nicht bezahlten Rechnung steckt. Möglicherweise gibt es Probleme bei der Umsetzung eines Projektes und du möchtest einem unzufriedenen Kunden, dessen Projekt schief läuft, nicht automatisch eine Mahnung zukommen lassen.


Im Folgenden zeige ich dir, wie du zu Beginn die Mahnstufen gemäß deiner Arbeitsweise anpasst. Anschließend erfährst du, wie du den Mahnprozess bei überfälligen Rechnungen in Gang setzen kannst. Klingt kompliziert? Ganz und gar nicht! 

Schau dir hierzu gerne unser Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.

 

Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung / Mahnung / Übergabe an Inkasso anpassen

  1. Einstellungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen.

  2. Angebote & Rechnungen öffnen
    Klicke unter Angebote & Rechnungen auf Allgemein.

  3. Zeiträume anpassen
    Unter Mahnungen stellst du nun die Anzahl der Tage ein, die zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung, zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung und nach Mahnung bis Übergabe an Inkasso vergehen. Anhand dieser Einstellungen wird der Mahnprozess in Deals & Pojects aktiv. 

    Beispiel: Ist eine Rechnung am 01.01. fällig und du hast 5 Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung eingestellt, so erscheint die Rechnung am 06.01. in der Liste Zu mahnende Rechnungen.

 

Was bedeutet das konkret? Sobald die eingestellten Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung vergangen sind, erscheint die Rechnung mit dem Status Offen automatisch in der Liste Zu mahnende Rechnungen.

 

An dieser Stelle versendest du mit nur zwei Klicks eine Zahlungserinnerung per E-Mail.

 

Zahlungserinnerung per E-Mail senden

  1. Liste Zu mahnende Rechnungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Rechnungen und lasse dir Zu mahnende Rechnungen anzeigen. Zu mahnende und überfällige offene Rechnungen werden rot dargestellt. Prüfe, ob triftige Gründe vorliegen, keine Zahlungserinnerung zu verschicken.

  2. Zahlungserinnerung per E-Mail senden
    Klicke rechts auf das Kontextmenü einer überfälligen Rechnung und wähle Zahlungserinnerung per E-Mail aus. 




  3. E-Mail anpassen und versenden
    Empfänger, Betreff und E-Mail Text werden automatisch ausgefüllt und die entsprechende Rechnung als Anhang angefügt. Nimm gegebenenfalls Änderungen vor und klicke auf E-Mail senden.
    Sobald die E-Mail versendet ist, verschwindet die Rechnung automatisch aus der Liste Zu mahnende Rechnungen und erscheint wieder schwarz in der Liste Offene Rechnungen mit dem Status Erinnert.

 

Wurde die Rechnung in der eingestellten Frist nicht bezahlt, so erscheint sie mit dem Status Erinnert automatisch erneut in der Liste Zu mahnende Rechnungen. Jetzt kannst du eine Mahnung per E-Mail senden.

 

Mahnung per E-Mail senden

  1. Liste Zu mahnende Rechnungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Rechnungen und lasse dir Zu mahnende Rechnungen anzeigen. Zu mahnende und überfällige offene Rechnungen werden rot dargestellt. Prüfe, ob triftige Gründe vorliegen, keine Mahnung zu verschicken.

  2. Mahnung per E-Mail senden
    Klicke rechts auf das Kontextmenü einer überfälligen Rechnung mit dem Status Erinnert und wähle Mahnen per E-Mail aus. 



  3. E-Mail anpassen und versenden
    Empfänger, Betreff und E-Mail Text werden automatisch ausgefüllt und die entsprechende Rechnung als Anhang angefügt. Nimm gegebenenfalls Änderungen vor und klicke auf E-Mail senden.
    Sobald die E-Mail versendet ist, verschwindet die Rechnung aus der Liste Zu mahnende Rechnungen und erscheint wieder schwarz in der Liste Offene Rechnungen mit dem Status Gemahnt.

Wird die gemahnte Rechnung im eingestellten Zeitraum nicht bezahlt, so erscheint sie nach Ablauf der Frist wieder rot in der Liste Zu mahnende Rechnungen mit dem Status Gemahnt und kann erneut gemahnt werden. Zahlt der Kunde nicht, so musst du dir überlegen, wie du weiter vorgehst. Du kannst die Rechnung ausbuchen, indem du den Status auf Ausgebucht stellst. Oder du übergibst den Vorgang an ein Inkasso Unternehmen und stellst den Status auf Inkasso

Wichtig: Die Übergabe an Inkasso erfolgt in Deals & Projects nicht automatisch. Hierfür änderst du manuell den Status der Rechnung auf Inkasso. Somit durchläuft die Rechnung nicht mehr den Mahnprozess.

 

Du fragst dich bestimmt, ob und wie du die Vorlage des Begleit-E-Mail Textes für die Zahlungserinnerung und Mahnung anpassen kannst. Das zeige ich dir im Folgenden:

E-Mail Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung anpassen

  1. Einstellungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen

  2. Vorlagen Center öffnen
    Klicke unter Angebote & Rechnungen auf Vorlagen Center.

  3. Begleit-E-Mail für Zahlungserinnerung / Mahnung anpassen
    Klicke rechts bei Begleit-E-Mails auf das Stift-Symbol bei Zahlungserinnerung / Mahnung. Mit Hilfe der verfügbaren Platzhalter kannst du an dieser Stelle die E-Mail Vorlage nach deinen Bedürfnissen anpassen. Klicke anschließend auf Speichern.