Mit Deals & Projects kannst du Projektvorlagen mit entsprechenden Aufgabenlisten definieren, die du für unterschiedliche Projekte abrufen kannst. Das spart Zeit! Denn du musst Informationen/Daten, die sich wiederholen, nicht immer wieder neu eingeben. 

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du entsprechende Vorlagen mit Deals & Projects definierst und diese Vorlagen in deinem Alltagsgeschäft anwenden kannst.

Wie definiere ich Vorlagen?

Ich zeige dir nun anhand eines Praxisbeispiels, wie du Vorlagen definieren kannst. In diesem Beispiel gehen wir davon aus du hast eine Agentur, die Webseitenentwicklung anbietet. 

  1. Projektvorlage als neues Projekt anlegen
    Zuerst legst du über den Plus-Button in der Inbox oder im Hauptmenü unter Projekte ein neues Projekt an. 
     
  2. Bezeichnung und virtuellen Zeitraum anlegen
    Da für die Webseitenentwicklung immer wieder die gleichen Aufgaben anfallen, legst du nun hier als Projektbezeichnung Vorlage Webseite an.

    Als nächstes vergibst du einen virtuellen Projektzeitraum, z.B. 01.01.2018 bis 01.02.2018. Da in diesem Beispiel alle Projekte zur Webseitenentwicklung in der Regel 1 Monat in Anspruch nehmen, legst du hier eine Zeitspanne von 1 Monat fest.

    Der Benutzer, den du hier in der Projektvorlage auswählst, wird zukünftig der verantwortliche Ansprechpartner für diese Vorlage sein. 

    Tipp: Um mehr Struktur in dein Projektgeschäft zu bringen, kannst du der Projektvorlage eine Kategorie zuordnen. Nach dieser Kategorie kannst du später schnell und einfach in deiner Projektliste filtern. Lese hier, wie du Deals und Projekte kategorisierst.



     
  3. Klicke auf Weiter
     
  4. Keinen Kontakt zuordnen
    Hier wählst du Keinen Kontakt zuordnen aus, da die Projektvorlage universell einsetzbar ist und klicke anschließend auf Speichern.
     
  5. Aufgaben definieren
    Nun befindest du dich in der Übersicht der Projektvorlage. Um neue Aufgaben zu erstellen, klickst du in der Aufgabenbox rechts auf den blauen Plus-Button und wählst Neue Aufgabe erstellen aus.

    Tipp: Du kannst an dieser Stelle deine Aufgaben mithilfe von Gruppen strukturieren und priorisieren. Lese hier, wie du mehr Übersicht in deine Aufgabenplanung bringst.




    Lege nun nacheinander alle Aufgaben an, die bei wiederkehrenden Projekten umzusetzen sind. Für mehr Struktur, weise deinen Aufgaben gleich noch Gruppen zu.

    Wenn bei dir immer der gleiche Mitarbeiter diese Aufgaben erledigt, kannst du diesen beim Anlegen der Aufgaben direkt auswählen und er wird später bei neuen Projekten automatisch dieser Aufgabe zugeordnet.
    Keine Sorge, falls sich im Laufe des Projektes der zuständige Mitarbeiter einmal ändert. Benutzer können an jeder Stelle auch immer neu für Aufgaben zugeordnet werden.

    Als Startdatum/Deadline gibst du relativ zum virtuellen Projektzeitraum das Datum an, wann die Aufgabe begonnen werden bzw. erledigt sein muss.

    Jetzt kannst du noch die Zeit eintragen, die die Aufgabe in Anspruch nimmt und eine Tätigkeit auswählen. Oder gib eine detaillierte Beschreibung zur Aufgabe an und klicke auf Anlegen.




    Sobald du alle Aufgaben angelegt hast ist deine Vorlage abgeschlossen.


     

Wie verwende ich Vorlagen?

Wenn du nun für einen neuen Kunden eine Webseitenprogrammierung durchführen willst, lege hierfür ein neues Projekt an.
Jetzt übernimmst du einfach die Aufgabenliste, die jedes mal bei einer Webseitenprogrammierung neu abzuarbeiten ist. Hier kommt die Vorlage Webseite ins Spiel.

  1. Aufgabenpakete übernehmen
    Du befindest dich in der Übersicht des neuen Projektes. Dieses startet am 01.04.2018 und endet am 01.05.2018.
    Klicke in der Aufgabenbox rechts auf den blauen Plus-Button und wähle nun Aufgaben aus anderem Projekt übernehmen aus.
     
  2. Vorlage wählen
    Jetzt kannst du bei Projekt die entsprechende Arbeitsvorlage suchen. In diesem Beispiel Vorlage Webseite. Bei Auswahl der Projektvorlage wird automatisch die Anzahl der enthaltenen Aufgaben angezeigt. In diesem Fall sind es 4 Aufgaben. Klicke auf Weiter.



  3. Zuständigkeit, Startdatum und Deadline festlegen
    Nun wählst du aus, wer für alle Aufgaben zuständig sein soll.
    Das können zum Beispiel die verantwortlichen Benutzer aus den definierten Aufgaben in der Projektvorlage sein. Erinnerst du dich? Du hast beim Anlegen aller Aufgaben in deiner Projektvorlage einen verantwortlichen Benutzer festgelegt. 

    Oder du wählst hier für alle Aufgaben einen neuen Benutzer aus. Du kannst aber auch keinen verantwortlichen Benutzer auswählen. Die Benutzer können im Nachhinein immer noch geändert werden.



    Zuletzt wählst du, wie Startdatum und Deadline für jede Aufgabe gesetzt werden sollen. 
     
    • Startdatum und Deadline anhand des Abstands zum Projekt Start-Datum setzen:
      Erinnerst du dich? Du hast bei der Projektvorlage einen virtuellen Zeitraum von 1 Monat (01.01.2018 - 01.02.2018) angegeben und das Startdatum und die Deadline der Aufgaben relativ zu diesem Zeitraum gesetzt. Die Aufgabe mit der Bezeichnung Logo hatte den 01.01.2018 als Startdatum und den 07.01.2018 als Deadline.
      Nun wird anhand des Abstands zwischen dem Startdatum der Aufgabe (01.01.2018) bzw. Deadline der Aufgabe (07.01.2018) und dem Projekt Start-Datum (01.01.2018) das Startdatum bzw. die Deadline für die Aufgabe im neuen Projekt vom System automatisch berechnet. Das bedeutet, dass diese Aufgabe im neuen Projekt Webentwicklung Uber als Startdatum den 01.04.2018  und als Deadline automatisch den 07.04.2018 bekommt.
       
    • Startdatum und Deadline anhand des Abstands zum Projekt Ende-Datum setzen:
      Gleiches Verhalten gilt, wenn das neue Startdatum bzw. die neue Deadline anhand des Abstands zum Projekt Ende-Datum gesetzt wird. Nur in diesem Fall bezogen auf das Projekt Ende-Datum. 
       
    • Projekt Start-Datum als Startdatum und Projekt Ende-Datum  als Deadline aller Aufgaben setzen:
      Die einzelnen Aufgaben haben keine individuelle Deadline? Dann wählst du einfach für alle Aufgaben als Starttermin das Projekt Start-Datum und als Deadline das Projekt Ende-Datum.

    • Kein Startdatum und keine Deadline setzen:
      Falls du für deine Aufgaben kein Startdatum und keine Deadline festlegen willst, dann wählst du einfach diese Option.

  4. Schließe den Vorgang mit Klick auf Aufgaben kopieren ab